GDPR:n soveltuessa säilytysaika määritellään käyttötarkoituksen ja todellisen tarpeen perusteella; 30 vuorokautta ei ole lakisääteinen oletus. EDPB suosittelee yleensä poistamista muutaman päivän kuluessa, ja yli 72 tunnin säilytys vaatii sitä vahvemmat perustelut mitä pidempi aika on. Tämä ei ole ehdoton 72 tunnin enimmäisaika. Työpaikalla 17 § edellyttää poistamista heti tarpeen päätyttyä ja pääsääntöisesti viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä; laissa säädetään erikseen tilanteista, joissa säilytystä voidaan jatkaa. Kotitalouspoikkeuksen piiriin kuuluvaan toimintaan GDPR:n säilytyssäännöt eivät sovellu.
Käytännön ohje säilytysajan asettamiseen
Valitse säilytysaika käyttötarkoituksen perusteella, dokumentoi se tietosuojaselosteeseen, aseta automaattinen poisto järjestelmässä ja tarkista kerran vuodessa, onko peruste edelleen voimassa.
Lisäkysymyksiä:
- Lasketaanko säilytysaika tallennuksen aloituksesta vai tapahtumasta?
- Voidaanko eri kameroille asettaa eri säilytysajat?
- Miten toimitaan, jos NVR hajoaa ennen tallenteiden automaattista poistoa?
Muistisääntö: Säilytä niin lyhyen aikaa kuin mahdollista, niin pitkään kuin tarpeellista – ja dokumentoi perustelu.
Viranomaislähteet
- EDPB:n lopullinen videovalvontaohje 3/2019, kohdat 2.3 ja 8.
- GDPR, 2(2)(c) ja 5(1)(e) artikla.
- Työelämän tietosuojalaki 759/2004, 17 §.
Katso myös säilytysaikojen suunnittelu ja poistokäytännöt.
