Lyhyesti
Alueella tallentava kameravalvonta tarkoittaa, että tallennus kohdistetaan ennalta määriteltyyn kuva-alueeseen ja tallenteiden säilytysaika sidotaan valvonnan käyttötarkoitukseen. Euroopan tietosuojaneuvoston videovalvontaohjeen mukaan säilytyksen tarpeellisuus on arvioitava, säilytysaika määritettävä selkeästi kutakin tarkoitusta varten ja valinta pystyttävä perustelemaan. (Euroopan tietosuojaneuvoston videovalvontaohje)
Säilytysajan määrittäminen rajatulle valvonta-alueelle
Sopiva säilytysaika ei synny kameramäärästä tai tallentimen kapasiteetista, vaan siitä, mitä rajatulla alueella valvotaan ja milloin mahdolliset tapahtumat voidaan kohtuudella havaita. Ennen käyttöönottoa kannattaa kirjata kunkin kuva-alueen tarkoitus sekä arvio siitä, miksi valittu aika on siihen nähden tarpeellinen.
Arvioinnissa voi huomioida esimerkiksi:
- kuva-alueen täsmällisen käyttötarkoituksen
- miten ja milloin vahinko, turvallisuuspoikkeama tai muu selvitettävä tapahtuma yleensä havaitaan
- kuvausalueen aukioloajat ja mahdolliset katveajat
- sen, kohdistuuko valvonta myös työntekijöihin tai muuhun erityistä huolellisuutta vaativaan ympäristöön
Säilytysajan perustelu kannattaa sitoa kuva-alueeseen ja käyttötarkoitukseen, ei yleiseen oletukseen. Tietosuojaneuvoston ohjeessa esimerkiksi todetaan, että pienessä kaupassa samana päivänä havaittavan ilkivallan kohdalla 24 tuntia voi olla riittävä, kun taas viikonloput tai pitkät sulkuajat voivat perustella pidemmän ajan. (Euroopan tietosuojaneuvoston videovalvontaohje)
Dokumentointi ja poistokäytäntö
Säilytysajan tulee näkyä sisäisessä dokumentaatiossa ja rekisteröidyille annettavassa informaatiossa. Jos yksittäinen tapahtuma edellyttää tallenteen säilyttämistä pidempään, poikkeus ja sen peruste kannattaa erottaa normaalista kiertävästä tallennuksesta.
Dokumentoi ainakin:
- normaali säilytysaika
- käyttötarkoitus, johon säilytys liittyy
- automaattinen poistokäytäntö
- poikkeustilanteet, joissa tallenne säilytetään pidempään
- kuka voi päättää pidemmästä säilytyksestä
- miten poistaminen varmistetaan
- missä järjestelmissä tallenteita säilytetään
Kiertävä tallennus tai palvelun säilytysaika-asetus auttaa toteuttamaan valitun käytännön johdonmukaisesti. Tarkista myös, että poistokäytäntö kattaa kaikki tallennuspaikat ja mahdolliset erilliset kopiot.
- NVR/tallennin: aseta kiertokirjoitus – vanhin tallenne ylikirjoitetaan automaattisesti
- Pilvipalvelu: aseta säilytysaika palvelun asetuksista – pilvi poistaa automaattisesti
- Manuaalinen tallennus (USB/DVD): erillinen poistoprosessi – kirjaa poistopäivämäärä
Jos tallenne liittyy selvitykseen tai oikeustoimiin, sen säilyttämisen tarve arvioidaan erikseen. Tietosuojaneuvoston ohjeessa todetaan, että vahingon havaitsemisen jälkeen videomateriaalia voi olla tarpeen säilyttää pidempään oikeustoimia varten. (Euroopan tietosuojaneuvoston videovalvontaohje)
Lisäkysymykset säilytysaikojen yleisistä tapauksista on koottu säilytysaikojen FAQ-sivulle. Tallenteiden luovutuksen yhteydessä syntyvät tilanteet käsitellään tallenteiden luovutus- ja viranomaispyynnöt -sivulla.
Taloyhtiön kameravalvonta
Taloyhtiössä rekisterinpitäjä on taloyhtiö. Kuvaus rajataan yhtiön hallinnoimaan alueeseen, ja hallitus valmistelee päätösasian kohteen toimivaltajaon mukaisesti. Porrashuoneet ja hissit arvioidaan erityisen varovasti: Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton tulkinnan mukaan kaikkien asukkaiden suostumus tarvitaan. Säilytysaika ei ole yleinen 30 päivän sääntö, vaan se perustellaan käyttötarkoituksen perusteella, kirjataan tietosuojaselosteeseen ja toteutetaan teknisesti. Katso tila tilalta -matriisi, GDPR-malli ja säilytysaika.
